ZendEngine勉強会＠東京

勉強会、無事に終了しました。
発表のレベルは高いし、運営メンバーは自発的に動いてくれるし、聴きに来た人達も積極的な感じで、主催者として非常に助かりました。
最後、時間が余ったので moriyoshi さんに LT やってって無茶ぶりしたら、即興で発表してくれたのには感動しました。 恰好良すぎです。

以下、主催者の観点でのまとめ。というかメモ書き。

まとめ

発表

参加人数

参考までに。

  • ATND: 参加登録 100名(当日cancel20名)、うち 64名懇親会○
  • 実際: 参加46名、うち、18名懇親会参加

そんな訳で、懇親会をケータリングの立食形式にして良かったです。
飲み屋に予約して怒られるより、自分の財布が頑張る方が気が楽。

はじめに反省

  • 開始が遅すぎた。20時開始は無いですよね。19時からが良いかも。
  • 水曜日で良かったのだろうか。仕事で来れなくなった人が沢山いたみたい。
  • 運営メンバーへの仕事割振りが当日になった (負担かけて御免なさい)
  • カンペ作ってたのに、まともに司会出来なかったです。
  • Twitter 以外でも告知すれば良かったかも。
  • ピザやドリンクが届いた時や遅れてきた人からの電話を受けて走り回ってみましたが、主催があちこち移動するのはマズいですね。
  • ゴミの分別を説明する紙を作るの忘れました。。。
  • 〆の挨拶でうまく話せなくて、他の人に頼んじゃいました。

猛省して次回に生かします。

調査

  • 会場探し。(プロジェクタと無線LANは必須)
  • 何処で告知するか
  • 勉強会のメッセージを考える。
  • 懇親会の方式検討 (飲み屋へ移動か、その場で立食か)
  • 何曜日の何時が良いか。
  • 何人募集するか(会場のキャパ的な問題)
  • 発表の募集タイミング。(発表者の都合で日程を決めるか、日程決めてから募集開始するか)

準備

  • 会場の予約。設備の確認。無線LANの依頼。
  • 運営メンバー募集。
  • Twitter で反応してくれた人に発表依頼。発表スケジュール作成。
  • お釣り用の5000円札、1000円札を大量に用意。
  • UST 機材の準備。今回は macbook内蔵カメラ。
  • ケータリング注文。Webで注文して電話で細かい指定。
  • ピザ(10分割にした)、ドリンク(アルコールとそれ以外と)、お菓子。
  • ピザの保温用に新品のレスキューシートを準備
  • ドリンクを冷やせるように冷蔵庫利用の許可を取る
  • 紙皿、プラスチックのコップ。
  • 案内板に張る紙(A3縦)を作成
  • 参加者名簿作成。(難読名はふりがなを付けつつ、あいうえお順に並べる)

運営メンバー

思った以上にやる事ありました。手伝ってくれた人達に感謝。

  • ビル入口受付 2人 (3人頼みましたが、2人で捌けました)
  • 会場設営 4人
  • タイムキーパー 1人
  • UST 2人 (準備は2人、中継は1人で)
  • ケータリング受け取り 4人
  • 懇親会受付 2人

殆どオンラインで相談や調整が出来たのは、皆さんのスキルの高さ故だと思います。

当日

  • 会場の直前下見。現状復帰レベルの確認。
  • ビル入り口仮設受付の話が通ってる事を、ビルの人に再確認する。
  • １時間前に会場設営に向かう。
  • 仮設受付をお願いする。
  • 案内板に紙を貼りまくる。(挟み込む形式)
  • 会場設営の確認。
  • 発表者のPCとプロジェクタの接続確認
  • 開催の宣言＆挨拶
  • 司会 (発表＆LT)
  • 勉強会終了の挨拶と、懇親会の案内
  • 司会 (懇親会LT)
  • 懇親会終了宣言 (うまく話せず、他の人に助けて貰いました。ごめんなさい)

後は、来た電話に応じて必要なアクションを取りました。

後片付け

  • ゴミの片付け。
  • セミナールームのレイアウトを元に戻す。(ある程度までしか出来ないのは、先に断りました)
  • 名簿のチェック。(余った入館証をビル管理の人に返すので数が合うか)

あ、UST で録音して貰ったの編集してない。後で頑張ろう。